MATERIAL BIBLIOGRÁFICO PARA UNA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA... SUS RECURSOS, SU PROBLEMÁTICA ACTUAL ( * )

Maria Soledad Gonzalez Bruce
Bibliotecaria Documentalista
Departamento de Adquisiciones
Sistema de Bibliotecas
Pontificia Universidad Católica de Chile
msgonzal@puc.cl

Resumen
El presente trabajo describe los criterios de selección de material bibliográfico ante los diferentes productos que ofrece hoy el mercado de información.
Presenta la problemática actual ante la decisión de un mismo producto en medios impresos, magnéticos y/o electrónicos a incluir en la colección de una Biblioteca, su evaluación, requerimientos y costos asociados a su adquisición.
Se presentan los las diferentes fuentes de información en medios magnéticos y electrónicos de apoyo a la selección aplicadas en el sistema de Bibliotecas de la Pontificia Universidad Católica de Chile.

1.- INTRODUCCION
Dentro del marco de la globalización y de la tecnología de información, es de suma importancia particularmente para las instituciones de Educación Superior la información y la diversidad de recursos disponibles . Hoy las bibliotecas o centros de información deben ser una puerta a la información, en diferentes fuentes, un canal abierto y expedito a datos, sonidos e imágenes incluyendo monografías y publicaciones periódicas, abriendo así el acceso a una combinación de recursos que ofrece el mercado editorial tanto como una fuente de apoyo a la selección, como material a incluir dentro de la colección de la biblioteca.
La rápida difusión y el fácil acceso a la información contribuyen al desarrollo de las organizaciones y es por esta razón que las tecnologías de información en bibliotecas o centros de información toman una significativa ventaja al contar con diferentes recursos los cuales le permitirán acrecentar la calidad en la entrega de servicios a sus usuarios.
La selección es un punto de gran relevancia dentro de la cadena de información tomando como principio que se debe desarrollar una colección acorde a los intereses de los usuarios. Hace algunos años la selección se realizaba a partir de la publicidad y catálogos impresos de las diferentes editoriales con el objeto de estar al día y de conocer las novedades que ofrecía el mercado. Luego se comenzó a utilizar el CD ROM el cual se transformó en un corto plazo en una importante herramienta que deslumbro por sus múltiples ventajas y su capacidad de almacenamiento, porteriormente surgió la Super carretera de la información en donde se permitió navegar a través de un gopher o introducirse en la intimidad de un computador cualquiera a través del TELNET. Hoy esta carretera ofrece nuevas dimensiones, nuevas perspectivas mas herramientas en la recuperación de la información, la cual permite navegar, conocer y accesar de una forma amena e interactiva al mundo, creando enlaces y nexos de conocimiento.
Dada la demanda de información y la oferta de esta, se debe tener especial cuidado en el uso que se dará a la nueva tecnología ofrecida, la cual requiere de variables a evaluar para tomar la decisión final de implementar un servicio diferente al impreso en una biblioteca cualquiera.
Es por esto que ante la oferta de cualquiera de estos medios ya sea impreso, magnético y/o electrónico esta presente el servicio y la calidad de servicio que potencialmente se puede dar a través de él.

2.- SELECCIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO
La selección del material a incluir en la colección de una biblioteca sea este impreso, magnético y/o electrónico se realiza de acuerdo a las necesidades de los usuarios y debe estar directamente relacionada con la misión y los objetivos de la institución
La buena y oportuna selección de material bibliográfico es de vital importancia en el desarrollo de una colección. Es esencial trabajar en conjunto con profesionales de cada área, transformado la selección en una cadena de recursos para lograr los objetivos del servicio, la cual se grafica en el siguiente flujo

2.1.- Flujo de selección
Solicitud de material bibliográfico
Gestióndecompra
2.2.-Roles Información: se genera desde el conocimiento humano hacia los medios de difusión en diferentes formas Impreso, Magnético, electrónico
Editoriales y Libreros: difunden y distribuyen la información generada en estos medios creando diferentes puntos de acceso hacia ella
Bibliotecario: recibe la información, desde los medios de difusión y crea enlaces entre los usuarios y la información. Su rol fundamental es direccionar la información recibida a los usuarios según su especialidad, guiándolos en la selección del material, además de gestionar la adquisición de este material Los bibliotecarios no deben perder el principio de la selección, teniendo claro que el concepto de selección de material bibliográfico no cambia, lo que varia es el medio por el cual se realiza, tendiendo como objetivo final el adquirir un determinado titulo Para el éxito de su trabajo los bibliotecarios deben utilizar las mejores fuentes de selección tanto impresas, magnéticas y electrónicas. La selección se hace a través de diferentes medios para a su vez seleccionar productos de información disponibles en diferentes medios. Académicos e Investigadores: Reciben la información ya filtrada por el bibliotecario o los medios de difusión según el tema en el cual se interesen, crean la necesidad de compra de un determinado producto, en resumen es el académico quien revisa y selecciona para el usuario final Hoy la oferta de información crece día a día conforme con el avance científico, se investiga cada vez mas en diversas áreas del conocimiento,. Las bibliotecas han debido acomodarse paulatinamente a estos cambios, con el fin de obtener una mejor calidad de los servicios. Tanto como crece la oferta de productos que accesan a la información crece también la demanda de estos productos, convirtiéndose así en una compleja situación actual.

2.3.- Los productos ofrecidos por el mercado editorial objeto de seleccionar hoy son.
· Medios Impresos : Libros, Revistas, papers de investigación, Catálogos de editores, Abstract.entre otros
· Medios Magnéticos : CD Rom con todo tipo de información, bases de datos de editores, directorios de instituciones, revistas, índices y resúmenes analíticos etc.
· Medios Electrónicos : Acceso en línea a revistas electrónicas, Fondo de diferentes editoriales, Libros a Texto completo, Bases de Datos, etc.
Ante esta oferta de información se debe ser cada vez más rigurosos en la evaluación y selección de ellos, ya que se esta frente a la oferta de un mismo producto en diferentes medios. En la colección se pueden incluir cualquiera de estos productos para dar un servicio, por lo cual no se debe olvidar que la selección esta basado en las necesidades de los usuarios que la consultan y los medios que la institución tiene para satisfacer estas necesidades.
Con el fin de guiar la selección es conveniente contar con una política de desarrollo de colecciones como una herramienta para guiar las actividades relacionadas con la planificación y selección de material bibliográfico, esta debe ser una política clara e indicar los objetivos de la misma, bebe ser flexible e indicar paso a paso los procedimientos y acciones a incluir en la selección, debe además incluir los procedimientos y evaluación de los diferentes formatos a incluir en la colección, y los responsables de realizarla . Al desarrollar esta política se debe situar la colección y los servicios en una perspectiva de presente y futuro.
Hace algunos años la producción editorial solo se encontraba impresa en papel , por lo cual la selección era bastante más sencilla de lo que es hoy, en ese momento solo se debía seleccionar el contenido del material y a lo mas permitía según el presupuesto asignado decidir cual era el tipo de encuadernación de un determinado titulo , hoy la realidad es otra, sé continua seleccionando el contenido pero además se debe seleccionar el medio mas expedito a través del cual se pretende dar el servicio, según sea la realidad financiera y la demanda de información de la institución en la cual se esta inserto estos factores van a determinar la adquisición de un material impreso, magnético y/o electrónico.
La evaluación del producto debe hacerla tanto el académico como el bibliotecario, tomando en cuenta que quien explotara el recurso adquirido será el académico y el bibliotecario cumplirá el rol de guía hacia el servicio. La cual debe realizarse en términos de calidad y cantidad
Calidad : Ante un mismo producto en diferentes medios se debe evaluar cual de ellos es el que mejor satisface la necesidad del usuario que lo requiere, vigencia de la información
Cantidad: Espacio de almacenamiento, costos involucrados tanto en la adquisición como en su uso y la infraestructura requerida para dar un buen servicio en el caso de los medios magnéticos y electrónicos
La evaluación debe basarse en preguntas con respuestas concretas sobre los perfiles de usuario a los cuales se dará el servicio, Como la Biblioteca apoyará a través de los servicios los objetivos de la institución?, Que cantidad real de presupuesto se tiene asignado para la adquisición de un medio en particular?,
En el caso que se seleccionen medios magnéticos y/o electrónicos, cual es la infraestructura que se requiere para la implementacion del servicio?, Al elegir un determinado proveedor tener presente cual es el soporte técnico que se obtiene ante la compra de un medio diferente al impreso?
En cuanto a los costos se debe estudiar la equivalencia que este tiene el medio magnético y/o electrónico con respecto al material impreso y los beneficios asociados a su uso.
Realizar estudios financieros en términos de cuanto dinero se tiene para su compra y cuanto dinero se requiere para su implementación en el caso de que sea magnético y/o electrónico, realizando estudios demercado y costos de la infraestructura tecnológica requerida.
Estudiar los costos de capacitación del personal involucrado en su uso en el caso que la capacitación sea pagada.
Dejar un item de costos asociados a los envíos y fletes en el caso que sea adquirido en el extranjero
Si se toma la decisión de adquirir un medio magnético y/o electrónico se debe tener presente que desde el momento que se comienza a dar un servicio determinado con estos productos se debe seguir entregándolo a los usuarios a través del tiempo, es por esto que la evaluación es de suma importante y debe hacerse de la forma más responsable posible.
En el caso de tomar la decisión de la compra de una base de datos en CD ROM para estos efectos debe ser tomada bajo las siguientes consideraciones por parte de la Biblioteca
· Necesidades de los usuarios involucrados en su uso
· Numero de discos requeridos para dar una mayor cobertura de información
· Costos de implementación involucrados tanto en el presente como en el futuro orientados a la calidad del servicio
· Impacto en el servicio tanto del personal involucrado como en los usuarios
· Actualizaciones con relación a la vigencia de la información
Al pensar en implementar el uso de una base de datos en CD ROM se requiere de una infraestructura tecnológica apropiada para soportar el servicio tanto en el momento actual como para la proyección a futuro se debe considerar
· Hardware necesario ( PC, LECTORAS, CONEXIONES, disponibilidad de equipos, numero de licencias necesarias en caso de que se encuentre en red
· Licencias necesarias en caso que los CD ROM se encuentren en red para ser consultados por diferentes usuarios, para así facilitar su acceso
· Soporte técnico que ofrece el proveedor de la base de datos, se debe formalizar el soporte técnico ofrecido y requerido desde el proveedor hacia el cliente, en este caso la Biblioteca.
· Capacidad de acceso de los usuarios a estas bases de datos, es decir, contar con la cantidad necesaria para que el usuario pueda consultar en forma libre y expedita.
Ante la decisión de la compra de un servicio pagado como es el caso de un acceso en línea a incluir en la colección donde se puede incluir las revistas electrónicas como uno de los ejemplos más relevante se deben considerar los siguientes puntos de evaluación además de los relacionados con los costos ya indicados anteriormente
· Accesos simples a los medios electrónicos, los cuales no requieran de mayor capacitación para su uso
· Facilidad en el uso
· Interfaces computacionales conocidas que no requieran de mayor infraestructura tecnológica que la que ya se tiene para su implementacion.
· Numero de Licencias requeridas para su uso
· Definición clara de las restricciones y prohibiciones de las licencias
· Soporte Técnico entregado por parte del proveedor en caso de que sea requerido, con el fin de continuar entregando el servicio.
Ante su implementación
· PC que soporten conexión a Internet
· Conexión a Internet en forma rápida y expedita
· Licencias de consulta las cuales son asignadas por el proveedor con un costo determinado

3.- APLICACIÓN DE MEDIOS MAGNETICOS Y ELECTRONICOS COMO APOYO A LA SELECCIÓN EN EL SISTEMA DE BIBLIOTECAS DE LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE El sistema de Bibliotecas cuenta con un Departamento de adquisiciones en el cual se realiza la gestión de compra en forma centralizada para las 10 Bibliotecas del sistema, en el se gestiona la compra en términos de calidad ya filtrada en una selección previa por parte de los académicos de las diferentes facultades y en cantidad con relación a la optimización de los costos asignados. El apoyo a la selección se hace a través de diferentes fuentes tanto impresas, magnéticas y electrónicas

3.1.1.- Las Fuentes de selección a citar son:
· Fuentes Impresas: Catálogos de editores, publicidad
· Fuentes Magnéticas : Directorios de editores disponibles en CD ROM
· Fuentes Electrónicas : Acceso de los diferentes fondos editoriales y colecciones de bibliotecas disponibles a través de INTERNET.
Con el fin de orientar sus servicios a la calidad y precisión se ha equipado de la infraestructura tecnológica necesaria para el uso del CD ROM, contando con acceso en red para sus bibliotecas y departamentos a la base de datos de la Biblioteca del Congreso de USA , cuenta con catálogos de editores para la selección de material bibliográfico periódico y no periódico tales como GLOBAL BOOKS IN PRINT, ISBN LIBROS EN VENTA EN ESPAÑA, THE SERIALS DIRECTORY , BOOK OUT OF PRINT para libros agotados entre los más importantes, estos últimos disponibles en acceso monousuario.Sin contar además bases de datos de consulta, obras de Referencia, Bases de Datos de Indices y resúmenes analíticos

3.1.2.- Características de algunos CD ROM del Departamento de Adquisiciones ( SIBUC)
· GLOBAL BOOKS IN PRINT :Contiene material publicado en USA, UK, Europa Continental; Australia, Nueva Zelandia, Africa, Asia, América Latina, y Estados Oceánicos, en Ingles. Su actualización es Mensual. Permite búsquedas combinadas, contiene registros bibliográficos y direcciones de editores
· ISBN LIBROS EN VENTA EN ESPAÑA: Contiene material bibliográfico no periódico publicado por editoriales españolas. Permite búsquedas por Autor, titulo, Materia e ISBN. La información de cada registro es en base a la referencia bibliográfica indicando cuando el material se encuentra agotado. Su actualización
· SERIALS DIRECTORY: Base de datos de publicaciones periódicas con cobertura mundial, interdisciplinaria, sin cobertura cronológica determinada, enlista sobre 170.000 publicaciones periódicas y 800 diarios incluyendo información bibliográfica, descripción temática y en algunos casos la fuente en la cual esta indizado él titulo. Su actualización es trimestral. Cabe señalar que los CD ROM descritos contienen el precio del material lo cual ayuda a llevar un control del presupuesto asignado a la compra. Entre otros
Ante cada solicitud de compra se realiza una exhaustiva revisión bibliográfica del material a adquirir a través de estos medios con el fin de evitar errores, duplicar información y estar al día en la producción editorial mundial. Su misión fundamental es proveer a las Bibliotecas en el menor tiempo posible y al menor costo de la información bibliográfica requerida para la Investigación, Docencia y Extensión.

3.2.- ACCESOS EN LINEA (PAGINAS WEB) COMO APOYO A LA SELECCION
Además de contar con procedimientos en cuanto a la revisión del material bibliográfico a través de diferentes accesos en línea de diferentes editoriales, los cuales son servicios no pagados disponibles en Internet, permiten el acceso a sus fondos editoriales con datos actualizados y fidedignos, esta información también a su vez se dirige como apoyo a la selección a las Bibliotecas del sistema y a los académicos involucrados en la selección
La ventaja de este producto esta directamente relacionada con la optimización del tiempo en compra de un determinado titulo, ya que en la mayoría de los casos permite realizar la compra directamente en línea, lo cual se relaciona además con menor tiempo de envío del material desde el proveedor, lo cual agiliza la gestión de compra.
Por otra parte se cuenta con acceso a través de este recurso a las principales Bibliotecas del mundo, en las cuales se permite el acceso a sus catálogos en línea los cuales permiten seleccionar, cotejar datos, completar referencias bibliográficas etc.
Como de accesos en línea no pagados referirnos a las siguientes paginas web como accesos electrónicos, los cuales son usados en el departamento de adquisiciones.
· http:// www.blackwell.com Base de datos de libros publicados por editoriales latinoamericanas, permite poner la orden de compra on line
· http://www.harrassowitz.de Base de datos de libros publicados por editoriales alemanas, permite poner la orden de compra on line
· http://www.bowker.com/catalog/home/entries/bib_15_2.html: Base de datos de Bowker Books Out of Print que contiene todos los libros en ingles que se encuentran agotados.
· http://www.infornet.es: Pagina Web que contiene un formulario de pedido de material, corresponde a CELESA distribuidor español.
· http://porrua.com.mx : Pagina web de librería y editorial Porrua México. Permite consultar catálogos (de todas las editoriales), realizar pedidos en y fuera de línea y verificar el estado de su pedido. Esta herramienta de búsqueda permite encontrar rápidamente no solo libros, sino cualquier palabra o frase que se encuentre en un documento en el sitio.
· http://www.online-bookfair.com/german.htm :Base de datos de editoriales alemanas, entregando fondo, direcciones, e-mail y contactos.
· http://editoras.com/servico/editoras.htm: Base de datos de editoriales Brasileñas, , entregando fondo, direcciones, e-mail y contactos.
· http://www.johnsmith.co.uk/ils/: Base de datos de John Smith distribuidor de libros publicados por editoriales del Reino unido, permitiendo poner ordenes en línea y verificar estado de los pedidos

4.- CONCLUSIONES
Las Bibliotecas o centros de información al estar orientadas al servicio del conocimiento a través de su colección deben crear nexos entre los usuarios y el conocimiento generado en las diferentes áreas temáticas con el fin de matenerlos actualizados en los temas de su interés.
Ante la oferta y demanda de información se deben realizar una exhaustiva selección del material bibliográfico en cual debe ser evaluado responsablemente por las personas involucradas en este proceso, la evaluación debe estar orientada a la calidad de la información y la calidad de los medios que la soportan, ya sean impresos, magnéticos y/o electrónicos, estudiando para ello costos, impacto en el medio y los servicios, infraestructura requerida y proyección en el tiempo.
La experiencia indica que se deben crear flujos interactivos de apoyo con otros profesionales de diferentes áreas, lo cual hace que hoy el trabajo de una biblioteca se convierta en una cadena de recursos que retroalimente el quehacer del Bibliotecario.
Se debe tener presente que la tecnología que soporta los nuevos servicios requiere de personal comprometido en sus tareas y capacitación permanente para enfrenta los nuevos cambios que la información, los cuales se irán incrementando día a día.

5.- BIBLIOGRAFIA
· http ://www.matisse.net
· http ://www.lib.ncsu.edu.
· Developments in microcomputing discovering new opportunities for libraries in the 1990s. de Ahmed H. Helal. Essen Universitatsbibliothek Essen, 1990. 224p.
· The impact of CD ROM in library operations and Universal availibility in Information. De by Ahmed H. Helal, Joachim W. Weiss. Essen, Essen Universitatsbibliothek, 1989. 240 p.
· Woodsworth, Anne. Library cooperation and network. New york, Neal Schumman, 1991. 208p.
· http ://www.ucr.edu
· http ://www.clark.net
· http://www.galter.nwu.edu/technical_services/acq.htm
· http://www.library.nwu.edu/collmgmt/approval.html
· http://www.library.nwu.edu/collmgmt/
· Electronic resource. Gonzaga University Library. Appendix 5, 1995. 9p.
· http:// www.ala.org
· Collection Policy for Electronic Databases. Wilfrid Laurier University, Waterloo, Ontario Library. 1996
· Collection Policy Statement for Information in Electronic Formats. University of Southern California Library. 1995
· Carr. Ann. Edlibweb : a study in cooperative web site development. American Library Association. 1997.
· Prior Health Sciences Library Collection Development Policy : eletronic resources. Ohio State University Health Sciences Library, 1996.
· Lee, Sul. Library Material costs and access to information. New York, Haworth Press, 1990. 114p.
· Owens, Genevieve. Electronic Resources: implications for collection management. New York, haworth Press, 1996. 92p

( * ) Trabajo Presentado en Segundo Seminario Internacional de Bibliotecas Asociadas a la Unesco, 23 al 27 de Mayo 1998 Cienfuegos, Cuba


BIBLIO